İzin Bakiyesi Yönetimi
Kim: Owner / HR. Dil: TR (EN paralel sonra). Kanıt: Ekranda görünen etiket/buton — kod adı kullanılmaz.
[QA-SS: ...]= Playwright ile çekilecek ekran görüntüsü yeri. İlgili ayar sayfası: Ayarlar → İzin (izin türleri, kıdem tier’leri, yaş-minimumu). Bu kılavuz operasyonel tarafı anlatır: bakiye nasıl oluşur, ne zaman hesaplanır, HR nasıl düzeltir.
1. İzin bakiyesi nasıl hesaplanır? (önemli kavram)
Bölüm başlığı “1. İzin bakiyesi nasıl hesaplanır? (önemli kavram)”İzin bakiyesi saklanan bir sayı değil, hesaplanan bir değerdir. Her çalışanın bakiyesi şu hareketlerin (transaction) toplamından çıkar:
Kalan = Hakediş (Accrual) − Kullanılan (Usage) + İptal (Cancellation) ± Düzeltme (Adjustment) + Devir (CarryForward)- Hakediş (Accrual): Yıllık hak edilen gün. Çalışanın kıdemine göre belirlenir (Ayarlar → İzin’deki tier tablosu + 4857 yaş-minimumu). Örn: 1–5 yıl = 14 gün, 6–15 yıl = 20 gün, 50 yaş üstü = en az 20 gün.
- Kullanılan: Onaylanmış izinler.
- Devir: İzin türü “devre izin veriyorsa” önceki yıllardan taşınan.
Kritik: Ekrandaki “20 gün” yazısı, o çalışan için yazılmış bir Hakediş hareketinden gelir. Hareket yoksa bakiye 0 görünür — sayfada “0” görüyorsanız sebebi neredeyse her zaman “hakediş hareketi oluşmamış” demektir (bkz. Bölüm 4 sorun-giderme).
2. Bakiye ne zaman otomatik oluşur?
Bölüm başlığı “2. Bakiye ne zaman otomatik oluşur?”| Olay | Olur mu? | Açıklama |
|---|---|---|
| İşe alım (çalışanı uygulamadan işe aldığınızda) | ✅ Otomatik | Çalışan kaydedildiği anda, işe giriş yılından bugüne kadar tüm yıllar için hakediş oluşturulur. İşe giriş yılı orantılı (yıl ortasında girdiyse gün gün hesaplanır). |
| Yeni yıl | ✅ Otomatik | Sistem arka planda yeni yılın hakedişini ve önceki yıldan devri işler. |
| İzin onayı / iptali | ✅ Otomatik | Onaylanınca “kullanılan”, iptal edilince geri eklenir. |
Yani normal kullanımda HR’ın bakiye için elle bir şey yapmasına gerek yoktur. Bakiye, işe alım akışının doğal bir çıktısıdır.
3. Bakiyeyi elle yeniden hesaplama (Hakediş Yeniden Hesapla)
Bölüm başlığı “3. Bakiyeyi elle yeniden hesaplama (Hakediş Yeniden Hesapla)”Bazı durumlarda hakedişi elle tetiklemek gerekir:
- Çalışanın işe giriş tarihi / izin referans tarihi düzeltildiğinde (kıdem değişti → hakediş değişmeli).
- Kıdem tier’leri (Ayarlar → İzin) sonradan değiştiğinde.
- Veri aktarımı / dış sistemden gelen çalışanlarda hakediş hiç oluşmadıysa.
Nerede: Sol menü → İzin → İzin Bakiyeleri → ilgili çalışan satırı → “⋯” → Hakediş Yeniden Hesapla.
[QA-SS: hr/leave-balances, bir satırın ⋯ menüsü açık, "Hakediş Yeniden Hesapla" görünür]
Adımlar:
-
Başlangıç tarihi seçin — bu tarih ve sonrasındaki dönemler yeniden hesaplanır (genelde ilgili yılın 1 Ocak’ı).
-
Önizle’ye basın — sistem hiçbir şeyi değiştirmeden “eski hakediş → yeni hakediş” tablosunu gösterir (dry-run). Farkı (▲/▼) burada görürsünüz.
[QA-SS: dialogda önizleme tablosu, oldEntitlement → newEntitlement + fark rozeti] -
Düzeltme tipi seçin (zorunlu — denetim izi için): örn. İşe Giriş Tarihi Düzeltmesi, Referans Tarih Düzeltmesi, Kıdem Yeniden Hesabı, Veri Aktarımı.
-
(Opsiyonel) Açıklama yazın.
-
Yeniden Hesapla’ya basın.
Güvenli işlem: Yeniden hesaplama yalnızca Hakediş hareketlerini değiştirir. Kullanılan izinler, manuel düzeltmeler, devir ve iptaller korunur — yani çalışanın kullandığı izinler kaybolmaz.
4. Sorun giderme — “Bakiye 0 görünüyor”
Bölüm başlığı “4. Sorun giderme — “Bakiye 0 görünüyor””| Belirti | Olası sebep | Çözüm |
|---|---|---|
| Çalışanın yıllık izni 0 | Hakediş hareketi hiç oluşmamış (ör. çalışan dış sistemden/aktarımla geldi, işe alım akışından geçmedi) | Bölüm 3 → Hakediş Yeniden Hesapla (Düzeltme tipi: Veri Aktarımı) |
| İşe giriş < 1 yıl çalışan az/0 gün | Kural gereği — 1. yıl dolmadan tam hak doğmaz (4857) | Normal davranış. Ayarlar → İzin’de orantılı/ilk-yıl kuralına bakın |
| Referans tarih düzeltildi ama bakiye değişmedi | Düzeltme bakiyeyi otomatik tetiklemez (bilinen davranış) | Bölüm 3 → Hakediş Yeniden Hesapla (Düzeltme tipi: Referans Tarih Düzeltmesi) |
| Sona ermiş (Terminated) çalışanda hakediş yok | Kural gereği — pasif çalışan hak etmez | Normal davranış |
⚠️ HR için kritik hatırlatma: Bir çalışanın işe giriş tarihini veya izin referans tarihini düzeltirseniz, o çalışan için mutlaka “Hakediş Yeniden Hesapla”yı çalıştırın. Aksi halde kıdem değişmiş ama izin hakkı eski değerde kalır. (Bu adımın otomatikleşmesi için iyileştirme planlandı — bkz. geliştirme notu.)
Sözlük
Bölüm başlığı “Sözlük”| Terim | Sade anlamı |
|---|---|
| Hakediş | Bir yıl için hak edilen toplam izin günü |
| Kıdem | Çalışanın hizmet süresi (izin referans tarihinden bugüne) |
| İzin referans tarihi | Kıdem sayımının başladığı tarih. Boşsa işe giriş tarihi kullanılır |
| Orantılı (prorate) | Yıl ortasında girene, kalan aya göre kısmi hak |
| Devir (carry-forward) | Önceki yıldan bu yıla taşınan kullanılmamış izin |
| Yeniden hesaplama (reconcile) | Hakedişi kıdeme göre baştan hesaplayıp düzeltme (kullanılanları bozmadan) |